Im Reiter "Finanzen" erfassen Sie die Angaben zur Finanzierung des Vorhabens. Es geht in der Regel um Mittelherkünfte (das sind z. B. konkrete Förderprogramme oder Aufträge) sowie die dazugehörigen Mittelgeber (z. B. Ministerien oder Unternehmen).
Bitte beachten Sie, dass die Erfassung der Daten erst möglich ist, nachdem ein Projekt angelegt und gespeichert wurde. D. h., wenn die Eingaben zu den drei Reitern "Hauptdaten", "Personen" und "Klassifikationen" eingeben wurden.
Hinweise zur Eingabe von Mittelherkünften:
Sie können eine oder mehrere Mittelherkünfte für das Projekt angeben. Hierzu klicken Sie auf Mittelherkunft hinzufügen und geben den Namen in das Drop-down-Feld ein. Während der Eingabe erscheint eine Vorschlagsliste der bereits im System hinterlegten Mittelherkünfte. Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Liste, um diese Mittelherkunft zuzuordnen.
Wird die gewünschte Mittelherkunft nicht aufgelistet, muss sie zunächst im System erfasst werden. Klicken Sie dazu auf Mittelherkunft anlegen. Wenn Sie bezüglich der Mittelherkünfte unsicher sind, wenden Sie sich an den Forschungs- und Transferservice: zeft@fh-potsdam.de
1. Geben Sie unter Standardtext die Bezeichnung der Mittelherkunft an.
2. Wählen Sie die Art der Mittel und die zugehörige Mittelausprägung aus.
3. Abhängig davon, ob es sich um eine hochschulinterne oder externe Mittelherkunft handelt, müssen Sie eine interne Organisationseinheit oder eine externe Organisation zuordnen.
4. Für die Auswahl der internen Organisationseinheit haben Sie folgende Varianten zur Auswahl:
Variante 1: Geben Sie den Namen in das Feld Organisationseinheit ein. Während der Eingabe erscheint eine Vorschlagsliste der vorhandenen Namen, in denen der eingegebene Text enthalten ist. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus der Liste.
Variante 2: Klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten Seite des Feldes Organisationseinheit und wählen Sie den vorhandenen Namen aus der angezeigten Liste aus.
Variante 3: Klicken Sie auf den Link Auswahl über Baumstruktur. Finden Sie die gewünschte interne Organisationseinheit in der Baumstruktur und aktivieren Sie die zugehörige Checkbox. Wählen Sie bei Bedarf weitere interne Organisationseinheiten aus. Mit Auswahl übernehmen fügen Sie die internen Organisationseinheiten dem Projekt hinzu.
Für die Auswahl der externen Organisation haben Sie folgende Varianten zur Auswahl:
Variante 1: Geben Sie den Namen in das Feld Externe Organisation ein. Während der Eingabe erscheint eine Vorschlagsliste der vorhandenen Namen, in denen der eingegebene Text enthalten ist. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus der Liste.
Variante 2: Klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten Seite des Feldes Externe Organisation und wählen Sie den vorhandenen Namen aus der angezeigten Liste aus.
Variante 3: Ist die gewünschte externe Organisation nicht in der Auswahlliste vorhanden, klicken Sie auf den Link Externe Organisation anlegen. Geben Sie Namen, Ort und Land der neuen externen Organisation an. Speichern Sie die Eingabe, um diese in die Liste der externen Organisationen zu übernehmen und dem Projekt hinzuzufügen.
Die
zugeordneten Mittelherkünfte werden
durchnummeriert und farblich unterschieden. Hochschulinterne
Mittelherkünfte werden mit ( ) gekennzeichnet.
Im Anschluss können Sie für
jede zugeordnete Mittelherkunft mit einem Klick auf Projektmittel bearbeiten () in der Spalte Aktionen weiterführende Angaben zu den
Projektmitteln verwalten oder die Informationen über einen Klick auf
Projektmittel anzeigen (
) einsehen.
Je nach Projektfortschritt können Sie hier zwischen drei Angaben unterscheiden:
- Kalkulierte Mittel: Geben Sie an, welche Projektmittel Sie pro Mittelposition kalkuliert haben.
- Beantragte Mittel: Geben Sie an, wie viel Geld Sie ursprünglich bei diesem Geldgeber beantragt haben. Per Mausklick können Sie die Angaben aus "Kalkulierte Mittel" übernehmen.
- Bewilligte Mittel: Geben Sie an, wie viel Geld tatsächlich bewilligt worden ist. Per Mausklick können Sie die Angaben aus "Beantragte Mittel" übernehmen. Bitte beachten Sie, dass der Antragstellung eine Prüfung Ihres Vorhabens durch die Hochschulleitung vorausgehen muss. Diese erfolgt durch die elektronische Drittmittelanzeige, s. Ordner "Drittmittelanzeige anlegen und und zur Prüfung einreichen" in der Knowledge Base.
Bitte bestätigen Sie die Eingabe der Daten mit einem Klick auf die Funktion Übernehmen.
Darüber hinaus können Sie folgende Informationen verwalten:
- Förderung von: Geben Sie das Startdatum der Förderung für diese Mittelherkunft an.
- Förderung bis: Geben Sie das Enddatum der Förderung für diese Mittelherkunft an.
- Förderkennzeichen: Tragen Sie das zugehörige Förderkennzeichen ein.
- Anmerkungen: Erfassen Sie hier bei Bedarf weiterführende Informationen.
- Projektantrag: Wählen Sie aus, wie weit die Beantragung beim Mittelgeber fortgeschritten ist.
- Aktenzeichen: Erfassen Sie hier bei Bedarf ein hochschulinternes Aktenzeichen.
Möchten
Sie die Zuordnung eines Forschungsförderprogramms zum Projekt wieder entfernen, klicken Sie in der Spalte "Aktionen" auf Zuordnung entfernen (). Bitte beachten Sie, dass die
Zuordnung nicht mehr gelöscht werden kann, wenn zu dem
Forschungsförderprogramm Einnahmen für das Projekt erfasst wurden.
Speichern Sie das Projekt nach abgeschlossener Verwaltung der Mittelherkünfte.
Bitte beachten Sie die ggf. angezeigten Hinweistexte für Mittelherkünfte, falls bereits eine Drittmittelanzeige zu dem Projekt gestellt worden ist.
Hinweise zur Eingabe von Einnahmen:
Um die jährlichen Einnahmen pro Forschungsförderprogramm anzugeben, klicken Sie auf Einnahmen erfassen und machen Sie folgende Angaben:
- Mittelherkunft: Geben Sie den Namen einer Mittelherkunft an, die dem Projekt zugeordnet ist. Klicken Sie hierzu auf die gesuchte Mittelherkunft in der angezeigten Trefferliste.
- Jahr: Geben Sie das Jahr der Einnahme an.
- Einnahmen in Euro: Geben Sie an, welche Summe Sie aus dieser Mittelherkunft im angegebenen Jahr erhalten haben.
Bitte bestätigen Sie die Angaben mit Klick auf den Link Übernehmen.
Hinweise zur
Finanzübersicht:
Es wird eine Finanzübersicht angezeigt. Auf Basis der eingegebenen Daten wird die aktuelle Aufteilung der Einnahmen dargestellt. Die Übersicht generiert sich automatisch aus den Angaben bei den Mittelherkünften zu Beantragte Summe und Bewilligte Summe sowie der Summe der Gesamteinnahmen aus den Angaben aller erfassten Einnahmen. Daraus berechnet HIS-RES, welche Summe noch abrufbar ist.
ACHTUNG: Die Finanzübersicht in HIS-RES dient nicht der Buchhaltung und/oder Drittmittelverwaltung und stellt keine aktuellen Kontostände zur Verfügung. Diese erhalten Sie ausschließlich durch Einsichtnahme in Ihre Projektkonten oder Kontaktaufnahme mit der Finanzabteilung: drittmittel@fh-potsdam.de