Im Outlook läuft derzeit ein Pilotprojekt, das es ermöglicht, bestimmte Räume für Termine zu buchen. Bevor Sie mit der Buchung eines Raumes beginnen, sollten Sie sich mit den folgenden Berechtigungen für den Raum vertraut machen:
Raum 4/3.03 "Medien- und Besprechungsraum":
- Der Raum ist für alle Mitarbeiter*innen und Student*innen im Adressbuch sichtbar und kann gebucht werden.
- Buchungen werden automatisch bestätigt, wenn sie in einem freien Zeitslot im Kalender vorgenommen werden. Der Ersteller erhält eine Bestätigungsnachricht für den gebuchten Raum.
- Buchungen in bereits belegten Zeitslots werden nicht akzeptiert. Der Ersteller erhält eine Nachricht über die ausstehende Annahme. Der Status des Termins ändert sich nicht, es sei denn, eine Moderation übernimmt die Annahme oder Ablehnung.
- In einem Outlook-Termin sind für alle sichtbar: Freie/Gebuchte Zeiten, Betreff und Ort. Details und Anhänge sind nur für geladene Teilnehmer einsehbar
Raum 4/3.16 "Büro der Präsidentin":
- Der Raum ist im Adressbuch für alle Mitarbeiter*innen der Fachhochschule sichtbar und kann gebucht werden.
- Buchungen werden vom Präsidialbüro moderiert.
- Der Ersteller erhält eine Bestätigungsnachricht für den gebuchten Raum.
- In einem Outlook-Termin sind für alle sichtbar: Freie/gebuchte Zeiten sowie der Betreff des Termins. Details und Anhänge sind nur für geladene Teilnehmer einsehbar.
Um in Outlook Web Access einen Raum zu buchen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie den OWA in einen beliebigen Browser und melden Sie sich an.
- Navigieren Sie zu Ihrem Kalender oben links.
3. Klicken Sie im Menüband auf "Neu" und wählen Sie "Kalenderereignis".
4. Unter dem Punkt "Raum hinzufügen" können Sie die aktuellen Räume auswählen.
Bei einer parallelen Buchung wird der erste Termin bestätigt, der im Kalender eingetragen ist. Weitere Termine werden im Kalender unter "Vorbehalt" angezeigt. In diesem Fall erhält der Absender*innen des Termins eine Rückmeldung, dass die Anfrage noch aussteht: "Ihre Anfrage wurde empfangen, die Zusage steht noch aus." Die Anfrage wird jedoch nicht automatisch angenommen, es sei denn, sie wird durch eine Moderation bestätigt.
Termine können auch direkt aus dem Kalender heraus gebucht werden. Gehen Sie dazu in Ihren Kalender, machen Sie einen Rechtsklick auf den freien Zeitslot, den Sie buchen möchten, und wählen Sie "Neu".