Im Outlook läuft derzeit ein Pilotprojekt, das es ermöglicht, bestimmte Räume für Termine zu buchen. Bevor Sie mit der Buchung eines Raumes beginnen, sollten Sie sich mit den folgenden Berechtigungen für die Räume vertraut machen:
Raum 4/3.03 "Medien- und Besprechungsraum":
- Der Raum ist für alle Mitarbeiterinnen und Studentinnen im Adressbuch sichtbar und kann gebucht werden.
- Buchungen werden automatisch bestätigt, wenn sie in einem freien Zeitslot im Kalender vorgenommen werden. Der Ersteller erhält eine Bestätigungsnachricht für den gebuchten Raum.
- Buchungen in bereits belegten Zeitslots werden abgelehnt. Der Ersteller erhält eine Nachricht über einen aufgetretenen Terminkonflikt und eine Absage dazu. Der Status des Termins ändert sich nicht, es gibt keine aktive Moderation zu diesem Kalender.
- In einem Outlook-Termin sind für alle sichtbar: Freie/Gebuchte Zeiten, Betreff und Ort. Details und Anhänge sind nur für geladene Teilnehmer*innen einsehbar.
Raum 4/3.16 "Büro der Präsidentin":
- Der Raum ist im Adressbuch für alle Mitarbeiter*innen der Fachhochschule sichtbar und kann gebucht werden.
- Buchungen werden vom Präsidialbüro moderiert.
- Buchungen in bereits belegten Zeitslots werden nicht abgelehnt. Der Ersteller erhält eine Nachricht über einen aufgetretenen Terminkonflikt und dass die Nachricht noch auf Vorbehalt ist.
- Der Ersteller erhält eine Bestätigungsnachricht für den gebuchten Raum.
- In einem Outlook-Termin sind für alle sichtbar: Freie/Gebuchte Zeiten sowie der Betreff des Termins. Details und Anhänge sind nur für geladene Teilnehmer*innen einsehbar.
Raum HG/1.40 "Schulungsraum der Bibliothek":
- Der Raum ist für alle Mitarbeiterinnen und Studentinnen im Adressbuch sichtbar und kann gebucht werden.
- Buchungen werden von der Bibliothek moderiert.
- Buchungen in bereits belegten Zeitslots werden abgelehnt. Der Ersteller erhält eine Nachricht über einen aufgetretenen Terminkonflikt und eine Absage dazu. Der Status des Termins ändert sich nicht.
- Der Ersteller erhält eine Bestätigungsnachricht für den gebuchten Raum.
- In einem Outlook-Termin sind für alle sichtbar: Freie/Gebuchte Zeiten.
Um in Outlook einen Raum zu buchen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie zu Ihrem Kalender.
2. Klicken Sie im Menüband auf "Start" und wählen Sie "Neue Besprechung".
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie unter "Erforderlich" weitere
Teilnehmer*innen
einladen können. Unter "Ort" können Sie den Raum auch im
Adressbuch suchen.
4. Unter dem Punkt "Raumsuche" in der Zeile "Optional" können Sie die
aktuellen Räume im Verzeichnis auswählen. Wählen Sie im Dropdown-Menü
"Raumliste anzeigen" die Verteilergruppe "FHP Konferenzräume" aus. Ihnen
sollten dann die verfügbaren Räume zur Auswahl angezeigt werden.
Alternativ können Sie im Adressbuch unter dem Namen des Raumes auf
"Suchen" klicken und dann mit einem Doppelklick auf den Raum Ihre
Auswahl bestätigen.
Termine können auch direkt aus dem Kalender heraus gebucht werden. Gehen
Sie dazu in Ihren Kalender, machen Sie einen Rechtsklick auf den freien
Zeitslot, den Sie buchen möchten, und wählen Sie "Neuen Termin
erstellen". Fügen Sie den Raum dann wieder unter "Ort" hinzu. Beachten
Sie dabei, dass ein Termin nicht im Raumkalender gebucht werden
kann. Der Raum muss immer mit eingeladen werden.
Bei einer parallelen Buchung wird der erste Termin bestätigt, der im Kalender eingetragen ist. Weitere Termine werden im Kalender je nach Moderation "abgelehnt" oder unter "Vorbehalt" angezeigt. In diesem Fall erhält der Absender des Termins eine Rückmeldung über eine Zusage oder Absage des Termins. Im Falle einer Moderation gibt es die Nachricht, dass die Anfrage noch aussteht: "Ihre Anfrage wurde empfangen, die Zusage steht noch aus." Die Anfrage wird jedoch nicht automatisch angenommen, es sei denn, sie wird durch eine Moderation bestätigt.