Um die Sicherheit des Hochschulnetzwerks und den Schutz der Daten zu gewährleisten, werden externe E-Mails kenntlich gemacht. Diese E-Mails sind im Betreff der E-Mail als [Extern] gekennzeichnet, wie im folgenden Bild dargestellt ist:
Wenn eine E-Mail von außerhalb der Organisation der Fachhochschule eingegangen ist, wird diese (gelbe Markierung) als [Extern] gekennzeichnet. Obwohl der Name der Person dort steht, ist die E-Mail von einem externen Absender (siehe rote Umrandung) markiert.
Die Kennzeichnung hilft dabei, E-Mails besser zu identifizieren und weist darauf hin, dass es sich um einen externen Absender handelt. Zu beachten ist, dass diese Kennzeichnung keine Überprüfung der Integrität der E-Mail darstellt. Es sollte weiterhin vorsichtig mit E-Mails von unbekannten Absendern oder mit verdächtigen Inhalten umgegangen werden. Diese Maßnahme unterstützt dabei, gefälschte Absenderadressen von internen Mails der Hochschule zu unterscheiden.